Fin d'Inscription : Le Bulletin d'Inscription doit être rempli, cacheté, signé et envoyé par email : Au minimum 15 JOURS OUVRÉS avant la date de formation.
Si vous avez un besoin URGENT et que vous souhaitez une date de formation plus proche que les sessions programmées (minimum 15 à 20 jours ouvrés à date de votre demande)
Identifier ses missions et son périmètre de responsabilité
Identifier les attentes de son manager
Comprendre les enjeux de l'entreprise
2/ S’impliquer et accroître son champs d’action
Planifier et organiser la gestion du temps de son manager (agenda, rdv, appels téléphoniques)
Gérer sa messagerie et celle de son manager
Rendre compte et alerter son manager
Comprendre et repérer les jeux d'acteurs et les jeux de pouvoir dans l'entreprise
Comprendre le vocabulaire financier
3/ Entretenir une collaboration de qualité
Maintenir un niveau de connaissances élevé : lecture et formation adaptées, culture générale
Echanger dans un climat de confiance et d'assertivité
S'adapter aux différents types de personnalités
Prendre conscience de son rôle d'interface
Connaître et utiliser à bon escient les réseaux sociaux
4/ Offrir une image professionnelle
Adapter son apparence à l'environnement
Adopter un comportement mesuré : les gestes et le maintien, le langage et la voix
Les salutations d'usage (présentations, règles, formules, attitudes)
Le protocole officiel : savoir accueillir des personnalités, adapter son discours et son comportement
Vivre en harmonie dans le cadre professionnel : identifier les codes de l'entreprise
5/ Organiser repas d'affaires et séminaires VIP
Les règles de préséance (privées ou publiques)
Intégrer les différences culturelles dans le choix d'un repas
Organiser repas d'affaires et séminaires
Le cadeau d'affaires : usages et choix compte tenu de la diversité culturelle
6/ Animer une équipe de secrétaires-assistantes
Développer une relation de confiance mutuelle
Connaître les ressorts de la motivation
Définir des objectifs de travail clairs
7/ Maîtriser les enjeux du classement
Déterminer le rôle clé du classement dans la collecte et le traitement des informations
Identifier les différents outils et méthodes de classement
Quels critères choisir ?
Mettre en adéquation le système de classement et les caractéristiques de l'entreprise et des utilisateurs
Partage d’expériences sur les difficultés rencontrées dans les tâches d'archivage et de classement des documents
8/ Acquérir une méthode de classement simple et efficace
Réorganiser un classement existant
Les actions à mener : simples adaptations ou changement radical ?
Dresser l'inventaire des dossiers
Le tri et la restructuration des dossiers : mettre en place un classement compréhensible par tous
Autodiagnostic des forces et faiblesses du système actuellement en place : de quelles informations l’assistant(e) a-t-il / elle besoin ? De quelles informations l'équipe a-t-elle besoin ? Comment améliorer le mode d'accès à ces informations ?
Lister les différentes étapes pour mettre en place un classement efficace
Concevoir le plan de classement
Le valider et le mettre à jour : quelles procédures définir ?
Accessibilité : comment bien classer les documents destinés à être partagés ?
Optimiser le classement sur micro
Bâtir une arborescence claire
Comment procéder au choix des noms de dossiers et de fichiers ?
Optimiser les « astuces » de rangement
Gagner du temps en utilisant les diverses fonctions informatiques (liens hypertextes, réseau)
Plan d’action personnel : Élaboration de son plan de classement
9/ Archivage
Définitions des règles et des acteurs
Différences entre classement et archivage
Préparation de l'archivage - le plan d'archivage
10/ Classement et archivage : les contrôles
Définitions des règles de contrôle
autocontrôle
les spécialistes
rôle du management
11/ L’apport de l’informatique
Définir ses besoins
Définir les moyens adaptés
Gestion des mots clés
Sélections thématiques
Les contraintes apportées par l'informatique
sauvegarde des données
archivage des disquettes
archivage des applications
Approche Pédagogique
Approche Pédagogique
Pédagogie très opérationnelle fondée sur l'alternance entre théorie et pratique
Cas pratiques
Remise d’outils
Echanges d’expériences
Public Cible
Personnes Visées
Assistantes de PDG
Assistantes DG
Assistantes Membres du Directoire/Conseils d’Administration
Assistantes confirmées souhaitant se hisser au rang d’assistantes de Direction Générale
Dates
Dates
14 et 15 Mai 2024
16 et 17 Juil. 2024
17 et 18 Sept. 2024
14 et 15 Nov. 2024
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